REGLEMENT INTERIEUR ADOPTE A L'AG DU 23/03/2024
Règlement de l’ASSOCIATION « FORUM CITOYEN LEFF AR MOR »
Modifié lors de l’ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE du 10 décembre 2010
Modifié lors de l’ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE DU 23/03/2024
PREAMBULE :
Le présent règlement intérieur a pour but de préciser le fonctionnement du Forum Citoyen Leff Ar Mor dans le cadre de ses statuts. Il a été adopté, par l’AG extraordinaire du 9 décembre 2023, en conformité avec la modification des statuts de l’association réalisée à cette occasion. Il est remis à chaque membre lors de son adhésion et consultable en complément des statuts sur le site de l’association.
L’association « Forum Citoyen Leff Ar Mor » est une association indépendante d’expression et d’animation citoyenne implantée sur le territoire communautaire de Leff Armor Communauté.
Créée en décembre 2003 par un groupe d’élus, l’association a pour but de participer à la vie du territoire par des réflexions et des animations en favorisant l’expression citoyenne. Depuis sa création, l’association évolue dans un état d’esprit prônant la solidarité, le respect des personnes et des institutions, la civilité, la tolérance, la liberté de pensée et la créativité ouverte à tous. Apolitique, elle a pour principe le respect rigoureux de la légitimité des élus avec lesquels elle souhaite travailler en partenariat.
Un membre du Conseil d’administration ne peut s’engager au titre de l’association sans concertation avec les membres du bureau.
Article I – COTISATIONS
Chaque année le CA préparatoire de l’AG fixe le montant de la cotisation annuelle à acquitter pour devenir membre de l’association.
Les cotisations doivent être réglées lors de l’Assemblée générale ou au plus tard dans les deux mois qui suivent.
Article II – ADHESIONS
Pour être membre de l’association, le postulant devra répondre aux conformités de l’article 5 des statuts et avoir réglé sa cotisation.
Un membre ne peut entrer au CA qu’après une année d’adhésion effective.
Article III – ASSEMBLEE GENERALE
La convocation à l’Assemblée Générale ordinaire peut être expédiée aux membres de l’association, par voie de courriel pour les membres ayant donné leur adresse électronique au secrétaire ou par voie postale pour les autres. Cette convocation comprendra l’ordre du jour établi par le Président.
Dans le cas de questions diverses, à porter à l’ordre du jour, celles-ci devront parvenir 8 jours avant la date. L’Assemblée Générale ne peut délibérer que sur les questions fixées à l’ordre du jour.
Pour pouvoir délibérer, la présence de la moitié des membres est requise. Le vote par procuration est autorisé mais un membre ne peut détenir que 2 pouvoirs.
Article IV – FONCTIONNEMENT
Au sein de l’association, il est créé des groupes de travail. Ceux-ci ont pour rôle de proposer ou d’étudier tout projet intéressant le Forum Citoyen Leff Ar Mor qu’il émane d’une demande du Conseil communautaire ou d’une décision du Conseil d’administration de l’association Il existe des groupes de travail permanents dont les membres se réunissent régulièrement (en général une fois par mois) ou des groupes de circonstances constitués pour une durée limitée pour répondre à un besoin très précis et ponctuel.
Un rapporteur sera désigné par le groupe qui aura la charge de présenter les réflexions au Conseil d’Administration. L’animateur du
groupe a la responsabilité d’assurer de faire assurer l’annonce du calendrier des réunions du groupe sur le site de l’association et d’y publier ou faire publier les comptes rendus mensuels de l’activité du groupe.
Un nouveau groupe de travail permanent peut être créé après une présentation détaillée en CA (finalité, impact pour les habitants, fréquence des réunions, coût éventuel, animation, …..) et accord du CA.
Tout membre de l’association souhaitant l’appropriation d ’un sujet par le Forum Citoyen Leff Ar Mor peut en saisir le CA qui décide de la suite à donner.
D’une manière générale toutes les informations concernant les membres de l’association (adresse, adresse internet, coordonnées téléphoniques, etc) recueillies par quelque moyen que ce soit par un ou plusieurs membres ne peuvent pas être diffusées à l’extérieur de l’association ou utilisées à des fins professionnelles (démarchage, constitution de listes, ….). A cet effet, le bulletin d’adhésion à l’association précisera ces dispositions engageant le membre signataire. Plus d’informations sont disponibles dans la rubrique « termes et conditions » sur le site de l’association.
Les diverses réunions organisées par l’association (Assemblée Générale Ordinaire, Assemblée Générale Extraordinaire, Conseil d’administration, réunions des groupes de travail, réunions diverses) sont réalisées en présentiel. Toutefois, dans le cas de circonstances défavorables, ces dernières pourront être organisées en visioconférence ou audioconférence. L’animateur de la réunion, ou un des membres, est chargé de transmettre les éléments informatiques aux participants pour qu’ils puissent se connecter.
Article V – AVIS
Le Forum Citoyen Leff Ar Mor peut être appelé à exprimer des avis sur les questions relevant de son objet statutaire, soit par le Conseil Communautaire du territoire ou ses commissions, soit par la Presse, soit de sa propre initiative au regard des observations et analyses de la vie locale qu’il peut être amené à réaliser. Ces avis sont exprimés par la voix de son Président ou représentant délégué à cet effet.
Les membres du Forum Citoyen Leff Ar Mor qui participent aux commissions communautaires ou autres réunions externes s’expriment à titre personnel et n ’engagent pas l ’Association. Toutefois, une prise de position en commission contraire ou en décalage avec les idées ou l’éthique du Forum Citoyen doit remonter en urgence au Conseil d’administration qui statuera sur la suite à donner.
Pour qu’un avis puisse être exprimé au nom du Forum Citoyen Leff Ar Mor, il doit avoir été validé en réunion de CA. Si le CA ne peut se réunir le Président peut solliciter de manière pragmatique par voie de courrier électronique les membres du CA disposant de ce moyen afin de recueillir en urgence leur position. Il faut alors qu’il puisse obtenir au moins la réponse de la moitié des membres sollicités pour pouvoir exprimer un avis légitime.
Article VI – COMPTABILITE
Le Forum Citoyen Leff Ar Mor gère sa propre comptabilité. Le Président engage des dépenses après accord du conseil d’administration, le trésorier procède aux paiements. Le trésorier doit être en mesure de présenter, au Conseil d’Administration, l’état des finances. Le renouvellement des cotisations devra être effectué lors de l’Assemblée Générale.
Article VII – PROCES-VERBAUX
Les procès-verbaux et comptes rendus des réunions de bureau, Conseil d’Administration et d’Assemblée Générale sont signés par le Président et le secrétaire. Ils sont à la disposition des membres au siège de l’association et sur le site Internet du Forum Citoyen Leff Ar Mor.
Article VIII – MATERIEL ET LOCAUX
Le Forum Citoyen Leff Ar Mor contractera une assurance “ responsabilité civile – association ” afin de couvrir les risques encourus par les membres, lors de réunions et de manifestations, et les locaux accueillant lesdites réunions et manifestations.
Article IX – RELATIONS AVEC LES ORGANISMES ET COLLECTIVITES EXTERIEURS
De par son activité le Forum Citoyen Leff Ar Mor peut être amené à participer à la réflexion avec des organismes qui ont des compétences sur le développement du territoire et dont les actions ont des conséquences sur la vie sociale et économique de ses habitants.
Le Forum Citoyen Leff Ar Mor agit alors en toute indépendance, politique, religieuse et philosophique à l’égard de ces organismes et collectivités territoriales.
Dans certaines situations, lorsqu’il s’agit de mieux organiser ce travail de réflexion participative, les relations avec certains organismes (comme par exemple Leff Armor Communauté ) peuvent être régies par une convention qui fixe alors les engagements de chaque partie pour cette collaboration rapprochée. Les conventions et d’une manière générale tous les accords externes sont signés par le Président après validation par le Conseil d’administration.